Правила массовой рассылки почтовых сообщений на серверах хостинга NetAngels
Под массовой рассылкой понимается рассылка однотипных сообщений (сообщений, имеющих схожее содержимое) для 20 и более получателей. Регулярный характер рассылки не является обязательной характеристикой массовой рассылкм.
Обязательные правила проведения массовых рассылок на серверах хостинга NetAngels
Перечисленные ниже пункты с 1 по 6 содержат правила, соблюдение которых является обязательным условием проведения массовых рассылок на серверах хостинга NetAngels. При несоблюдении любого из этих пунктов мы оставляем за собой право в соответствии с пунктом 4.9 Договора заблокировать аккаунт, с которого производилась массовая рассылка.
- Получайте согласие получателей. Основное правило, которого необходимо придерживаться - рассылка сообщений должна производиться только на адреса получателей, которые явно и недвусмысленно дали понять, что хотят получать эти сообщения.
- Предоставляйте наиболее полную информацию о себе и своей рассылке. Любое сообщение, отправляемое в рамках массовой рассылки, должно содержать информацию о том, кто производит рассылку и по какой причине это письмо пришло именно на адрес получателя. Примеры фраз, которые с которых может начинаться такая информация: "Вы получили это сообщение, потому что зарегистрировались и заказали подписку на сайте ... ", "Вы получили это сообщение в соответствии с п. ... Договора №..." и т.д.
- Предоставьте возможность пользователям отписаться от ваших сообщений. Вместе с предыдущей надписью каждое сообщение, отправляемое в рамках массовой рассылки, должно содержать информацию о том, как можно отказаться от такой рассылки. Примеры информации о способах отказа от рассылки: "Если Вы не хотите получать это сообщение, то пройдите по ссылке ... ", "чтобы отказаться от рассылки, отправьте любое письмо на e-mail ...", "чтобы отказаться от рассылки, свяжитесь с Вашим персональным менеджером Фамилия И.О.". Иными словами, необходимо предоставить получателю возможность в любой момент отказаться от рассылки, и действие это должно быть не сложнее, чем ранее произведенная подписка.
- Не засоряйте свою базу получателей мертвыми адресами. Множество писем, отправляемых на несуществующие адреса, во-перых, создают повышенную нагрузку на почтовые серверы и каналы, а, во-вторых, могут приводить к автоматической блокировке на стороне получателя IP-адреса, с которого производилась такая рассылка. Обнаружив периодическую отправку сообщений на несуществующие адреса, почтовый сервер скорее всего, через некоторое время заблокирует получение почты с вашего адреса, и вы уже никогда не сможете отправить ни одного сообщения на тот сервер. Более того, не только вы, но все остальные пользователи почтового сервера, с которого вы производили рассылку, не смогут ничего отправить на заблокировавший вас сервер. Исходя из этих соображений, мы оставляем за собой право заблокировать аккаунт, если не менее 20% отправленных сообщений были отвергнуты серверами-получателями.
- Указывайте правильный обратный адрес. В качестве обратного адреса указывайте адрес, на который действительно доставляется почта (как правильно указать такой адрес, см., например, здесь). Если кто-то из получателей вашей рассылки не сможет получить сообщение, то почтовый сервер направит отправителю отчет о произошедшей проблеме и причинах ее возникновения. Отправка сообщений на такие адреса должна временно блокироваться, или такие адреса должны удаляться из базы.
- Выдерживайте паузу между отправками сообщений. Сообщения массовой рассылки не должны отправляться быстрее, чем со скоростью одно сообщение в 30 секунд. В противном случае администратор почтового сервера оставляет за собой право удалить все отправляемые почтовые сообщения и заблокировать почтовый аккаунт, проводящий рассылку. Нужно понимать, что отправка большого количества писем, скорее всего, приведет к тому, что ресурсы почтового сервера будут временно монополизированы рассылкой ваших сообщений. В результате остальные пользователи, пользующиеся услугами того же самого почтового сервера, окажутся в ситуации, когда их почта начинает работать с большими задержками или вовсе не работать. Лучше отправлять сообщения в течение нескольких часов и быть уверенным, что все они дойдут до получателей, чем пытаться отправить всё сразу, перегружая почтовую очередь, и тем самым создавая проблемы себе, другим пользователям, и администраторам сервиса. Вы можете использовать задания cron-а формирования очередей рассылки.
Правила, которых желательно придерживаться при выполнении массовых рассылок
В отличие от того, что было приведено выше, приведенные ниже правила не являются обязательными для выполнения на нашем хостинге, однако представляют собой в своем роде "правила хорошего тона", следуя которым, вы не испортите свою положительную репутацию среди ваших подписчиков.
- Не отправляйте одно письмо, указывая в нем несколько получателей. Не каждый получатель хочет, чтобы его e-mail, который он оставлял только вам, был доступен всем остальным получателям сообщений.
- Персонализируйте сообщения. Например, совсем не обязательно поздравлять с 8 Марта всех пользователей без различения половой принадлежности. Аналогично, старайтесь не использовать обезличенные сообщения, а вместо этого обратитесь к человеку по имени - это увеличит доверие адресата к отправителю.
- Стремитесь изложить свои мысли кратко. Если необходимо предоставить более развернутую информацию - укажите ссылку на страницу сайта с подробностями. Старайтесь уложиться в 1-2 абзаца, вряд ли кто-то будет читать больше.
- Избегайте вложений. Отправляемое сообщение по возможности не должно содержать вложений (тем более больших вложений). Любое вложение (даже сравнительно небольшая картинка) значительно увеличит размер почтового сообщения, что может привести к задержкам при обработке почтовыми серверами, не говоря о повышенной нагрузке на коммуникационные каналы и испорченном настроении вашего клиента, который до сих пор использует модем для получения почты. Если необходимо донести до получателя прайс-лист продукции или услуг, лучше разместить его на сайте, а в письме просто указать на него ссылку (к тому же такая практика позволит потенциальному клиенту всегда обращаться к актуальной информации).
- Не используйте html-форматирование для оформления письма. Лучше, если сообщение будет состоять из простого неформатированного текста - яркое, красочное сообщение с использованием различных возможностей html-форматирования у большинства получателей вызывает негативную реакцию, и может быть расценено как спам ещё до прочтения. Необходимо также помнить, что не все почтовые клиенты одинаково хорошо отображают письма с "тяжелым" форматированием.